Évènements
Retrouvez sur cette page la plupart des évènements que j'ai organisé tout au long de mes études et de mon parcours professionnel.
12 juillet 2019 - Journée des personnels et des familles (UTBM)
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Création de l'évènement pour les 20 ans : Activités libres et ouverts à tous (fresque 20 ans, fabrication de porte-clé, réalité virtuelle, maquillage, jeux de société du Troll penché, escape game à la bibliothèque et spectacle de conte...). Et ateliers où les enfants ont été placés en fonction de leur âge (cuisine, sténopé, thaumatrope, escape game, crunch, dessin et film).
De 12h à 13h30, organisation d'un cocktail dinatoire avec 250 places assises.
A16h30 goûter de clôture.
Objectifs : Fêter les 20 ans avec les personnels UTBM et leurs familles, faire découvrir aux enfants plusieurs activités dans la journée. Réveiller le sentiment d'appartenance des personnels.
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CHIFFRES
250 personnes
100 enfants
20 activités différentes
Management de 50 personnes (organisation, animateurs et aide-animateurs)
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MISSIONS
En amont : Etablissement et suivi du rétroplanning, recherche de prestataire, plan des animations, collecte des besoins matériels, gestion logistique et budgétaire, campagne de communication interne, suivi du formulaire d'inscription, recrutement d'aides-animateurs, établissement du planning avec les tâches de chacun et briefing.
Sur place : Installation, veiller au respect du timing de toutes les activités, émargement et management des aides-animateurs puis rangement.
Après : Etablissement du débriefing de l'évènement.
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7 au 10 juin 2019 - Quartier technologique au FIMU (UTBM)
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Création de l'évènement pour les 20 ans : Implantation d'un stand de 80 m2 à Belfort pendant le Festival International de Musique Universitaire. Sur ce stand nous avions 4 imprimantes 3D qui imprimaient des sifflets, le robot Kawasaki (bras articulé qui écrit les prénoms), des ateliers d'initiation à la programmation pour enfants (construire un piano avec des bonbons et jouer de la musique avec une guitare lego Mindstorms), un stand photo, ainsi qu'une boutique de produits UTBM.
Objectifs : Fêter les 20 ans avec les habitants de la ville, faire découvrir la technologie UTBM au grand public. Retrouver une grande partie de la communauté de nos anciens élèves et célébrer les 20 ans de l'UTBM autour d'un cocktail au village du FIMU le dimanche midi.
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CHIFFRES
80m2 de stand
4 jours de festival
120 enfants participants aux ateliers
150 anciens étudiants présents au cocktail
Management de 30 personnes sur les 4 jours
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MISSIONS
En amont : Etablissement et suivi du rétroplanning, contact et négociation avec les organisateurs du FIMU, coordination des différentes animations, collecte des besoins matériels, gestion logistique et budgétaire, recherche de prestataire pour les repas de l'équipe
Sur place : Installation, gestion des réseaux sociaux, veiller au confort des animateurs, intermédiaire entre les besoins du stand et les organisateurs du festival. Respect du planning, émargement puis rangement.
Après : Etablissement du débriefing de l'évènement.
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Album photo / Interview France 3
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1er juin 2019 - Village technologique (UTBM)
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Création de l'évènement pour les 20 ans : Implantation de 3 îlots d'animations technologiques le long de la rue piétonne à Montbéliard.
1 - Robot kawasaki (bras articulé qui écrit les prénoms), impressions 3D du château de Montbéliard, robot en lego Mindstorms qui résout les Rubik's cubes.
2 - Démonstrations de réalité virtuelle, exposition du véhicule Mobypost (créé pour La Poste, fonctionne à l'hydrogène), démonstration du fonctionnement d'une pile à combustible.
3 - Expositions de 3 prototypes de l'école de stylistes prototypistes Espara SBARRO.
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Objectifs : Fêter les 20 ans avec les habitants de la ville et faire découvrir la technologie UTBM au grand public.
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CHIFFRES
200 visiteurs
10 animations
Management de 25 personnes (équipe d'organisation + animateurs)
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MISSIONS
En amont : Etablissement et suivi du rétroplanning, coordination des différentes animations, collecte des besoins matériels, gestion logistique et budgétaire, dossier de déclaration de manifestation à la préfecture, recherche de prestataire pour les repas de l'équipe
Sur place : Installation, gestion des réseaux sociaux, veiller au confort des animateurs puis rangement.
Après : Etablissement du débriefing de l'évènement.
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13 au 17 mai 2019 - Crunch Time (UTBM)
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Concept de l'Innovation Crunch Time : 1800 élèves ingénieurs UTBM, ainsi que ceux d'universités partenaires, se réunissent pendant 5 jours, en groupe de 10 pour plancher sur un sujet industriel et/ou technologique. Tout au long de l'exercice, ils sont coachés par 100 professionnels et doivent aller jusqu'au rendu : vidéo, maquettage de prototype, plan...
Pendant 1 semaine, l'UTBM se délocalise dans la salle de l'Axone à Montbéliard : tous les services sont ainsi mobilisés (Restaurant universitaire, communication, informatique, service patrimoine, pédagogie, relations entreprises...). En terme d'organisation, c'est le plus gros évènements que j'ai organisé (avec aussi le plus gros budget) : Coordination entre les services, déménagements de mobilier par le service patrimoine, installation de réseau wifi avec le service informatique, trouver plus de 200 tables et 2000 chaises, établir le planning jour par jour pour l'équipe d'organisation de 200 personnes, les plans des espaces dans la salle...
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CHIFFRES
5 jours
1800 étudiants
150 sujets déposés
200 personnes dans l'équipe d'organisation
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MISSIONS
En amont : Etablissement et suivi du rétroplanning, coordination des différents services, mise en place de réunion d'avancement hebdomadaires avec les concernés. Gestion logistique à grande échelle, création des plans.
Sur place : Supervision de l'installation, respect du timing et du planning et gestion des petits imprévus...
Après : Etablissement du débriefing de l'évènement.
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Album photo / Vidéos : Présentation Crunch Time - France 3 Ghislain Montavon - France 3 François Jouffroy
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9 mars 2019 - Remise de diplômes DEUTEC (UTBM)
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Remise de diplômes bac +2 aux étudiants sortants de tronc commun. Même modèle que pour la remise de diplômes d'ingénieurs :
cérémonie avec appel des diplômés, séance photo puis buffet. Celle-ci s'organise au sein de l'UTBM dans un amphithéâtre et pendant la deuxième journée portes ouvertes de mars.
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CHIFFRES
175 diplômés
300 personnes présentent
Management d'une équipe d'organisation de 7 personnes
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MISSIONS
En amont : Répartition des missions des membres de l'équipe, établissement et suivi du rétroplanning. Gestion logisitque avec le service patrimoine pour préparation de la scène et des tables pour le buffet.
Sur place : Supervision de l'installation, respect du timing.
Après : Etablissement du débriefing de l'évènement.
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23 Janvier 2019 - Cérémonie des voeux (UTBM)
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Cet évènement s'adressait principalement aux personnels et partenaires de l'école. Lors de cette cérémonie, nous avons lancé l'anniversaire des 20 ans de l'école avec un film rétrospective, puis un discours du Directeur en amphi. Le public était ensuite invité à rejoindre le hall technologique pour tester les innovations UTBM (réparties sur une dizaine de stands), puis à se réunir autour d'un cocktail.
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CHIFFRES
250 personnes présentent
Management d'une équipe d'organisation de 5 personnes
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MISSIONS
En amont : Répartition des missions des membres de l'équipe, établissement et suivi du rétroplanning. Préparation du hall technologique, plan, collecte des besoins, gestion logisitque avec le service patrimoine.
Sur place : Supervision de l'installation des stands, respect du timing, management des animateurs. Animation de l'atelier "fabrique ton porte-clé 20 ans", puis rangement.
Après : Etablissement du débriefing de l'évènement.
Vidéos : cérémonie des voeux - film rétrospective
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19 janvier et 9 mars 2019 - Journées portes ouvertes (UTBM)
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L'UTBM organise chaque année 2 journées portes ouvertes pour ses futurs étudiants : une en janvier et l'autre en mars. Cela se passe sur le campus de Sevenans. On y retrouve un hall technologique de démonstrations UTBM, différents stands selon les spécialités proposées, des visite guidées et des conférences tout au long de 10h à 17h. Ces deux journées sont organisées sur le même modèle et ont sensiblement les mêmes résultats chiffrés :
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CHIFFRES
1500 visiteurs
30 stands
15 conférences
250 participants aux visites guidées
Management d'une équipe d'organisation de 20 personnes
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MISSIONS
En amont : Contact avec les services et spécialités pour les besoins matériels de leurs stands. Etablissement du plan de répartition des stands. Collecte du matériel nécessaire : mobilier, électrique et informatique. Campagne de recrutement de 15 bénévoles étudiants, briefing de chacune de leurs missions. Etablissement et suivi du rétroplanning et du budget.
Sur place : Installation du matériel, management de l'équipe étudiante et des membres de l'équipe communication.
Après : Etablissement du débriefing de l'évènement puis adaptation du rétroplanning pour la prochaine édition.
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17 Novembre 2018 - Remise de diplômes (UTBM)
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Organisation de la cérémonie de remise de diplômes des ingénieurs UTBM à l'Axone de Montbéliard (25). 4 heures de cérémonie avec appel des étudiants par spécialités, interludes musicaux et chorégraphiques, remises de prix de la Fondation UTBM et du Bureau des Sports.
Le tout suivi d'un cocktail dinatoire puis de séances photos.
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CHIFFRES
4h de cérémonie
600 diplômés
2000 personnes présentent
Management d'une équipe d'organisation de 30 personnes
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MISSIONS
En amont : Contact avec les différents prestataires (traiteur, photographe, location de salle, régisseur principal...). Etablissement du conducteur, campagne de recherche d'étudiants bénévoles pour l'organisation le jour J, envoi des invitations, suivi des inscriptions... Coordonner les demandes des 10 stands à l'entrée de la salle, prévoir les besoins électriques et le matériel... Collecter tous les besoin matériels, et coordonner le transport de celui-ci. Répartition des missions "com" à l'ensemble du service communication, établissement et suivi du rétroplanning.
Sur place : Installation du matériel, veiller à la bonne organisation générale et au respect du timing, management des mes deux équipes d'étudiants et de l'équipe "service com", pour enfin terminer sur le rangement.
Après : Etablissement du débriefing de l'évènement.
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13 et 14 Octobre 2018 - Fête des sciences (UTBM)
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Organisation de la participation de l'UTBM à La Fête des Sciences à la Roselière de Montbéliard (25) organisée par le Pavillon des Sciences.
Au programme plus de 10 activités différentes destinées aux enfants mais pas que : jeux vidéos en réalité virtuelle, casque de réalité augmentée, ateilier d'initiation à la programmation scratch et arduinoimpression 3D de goodies, exposition du dernier prototype de l'école Espera SBARRO "Dilemme", atelier d'initiation au dessin industriel de voiture, exposition de Zénith (voiture participant à l'eco-shell marathon), robot kawasaki (bras articulé programmé pour écrire les prénoms...
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Objectif : faire découvrir la technologie UTBM au grand public et la rendre accessible à tous en proposant des activités et démonstrations ludiques !
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CHIFFRES
260 m2 de stand
2500 visiteurs sur le week-end
Management d'une équipe de 25 animateurs
100 participants à nos ateliers d'initiation à la programmation
MISSIONS
En amont : Contacts avec les organisateurs, prévoir les animations ainsi que les les animateurs, collecter les besoin matériels, prévoir les repas, coordonner le transport du matériel avec le service patrimoine.
Sur place : Installation du stand, co-animation d'activités et gestion des réseaux sociaux. Veiller au bien-être des animateurs, planning, pauses repas, liste d'émargement... Disponible également pour régler les problèmes de dernière minute comme le manque de papiers par exemple.
Après : Etablissement du débriefing de l'évènement.
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Mai 2016 - ORCO
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Organisation de l’événement annuel Observatoire Régional de la Communication pendant mon année de Master 2 à Montpellier (34).
Rencontres entre professionnels, professeurs/chercheurs et étudiants autour d'une thématique définie. Pour l'édition 2016 : La communication engageante, de l'intention à l'action.
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CHIFFRES
200 participants
1 table ronde de 6 personnes
3 ateliers l'après-midi
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MISSIONS
Chargée de la logistique, création du questionnaire de satisfaction et analyse des réponses.
Février 2013 - Foxa'Move
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Création et organisation d'un évènement pour la Ligue contre le Cancer de Besançon. Après-midi prévention à destination les étudiants.
Objectif : faire de la prévention auprès des étudiants de Besançon. Manger équilibré éloigne les risques de cancer, et mieux manger, c'est possible même avec un petit budget !
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CHIFFRES
150 participants
Management de 4 personnes
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MISSIONS
Chef de projet et chargée des relations presse.
